La gestion de notes de frais est une opération administrative dont la finalité est le remboursement des salariés ou des dirigeants d’une structure. Ce remboursement concerne les dépenses faites dans le cadre de leurs missions ou dans l’exercice de leurs activités professionnelles. Toutefois, avant d’arriver à cette fin, un travail en amont est effectué. Ces dépenses (appelées encore frais) sont justifiées et formalisées. Pour pouvoir les suivre et les traiter efficacement, pensez à Expensya, un logiciel de gestion de notes de frais qui vient simplifier votre travail de gestion de notes de frais.
Qu’appelle-t-on note de frais ?
Une note de frais est un document servant de justificatif qui permet à un salarié de se faire rembourser les dépenses faites de sa poche lors d’une mission professionnelle. Généralement, ces dépenses concernent les frais de déplacement avec les indemnités kilométriques et les frais de péage entre autres. Les frais de repas et d’hébergement sont également pris en compte. Cependant, la preuve que ces dépenses ont été faites dans l’intérêt de l’entreprise doit être établie avant de
prétendre à un remboursement, aussi conditionné par la justification de ces dépenses. Pour ce faire, une note de frais doit contenir les informations à savoir : la date à laquelle la dépense a été effectuée, la nature de la dépense ainsi que les détails nécessaires, le montant total hors taxes et le montant toutes taxes comprises. La TVA et surtout le nom du salarié qui a établi la note doivent également y figurer.
Vu comme cela, la gestion de notes de frais peut sembler facile comme opération, mais le nombre de plus en plus croissant de salariés et de collaborateurs vient changer la donne. Les calculs sont plus compliqués et longs et la tâche beaucoup plus lourde à gérer. La solution serait alors de recourir à un outil de gestion dédié.
Expensya, une solution efficace pour une gestion plus moderne des notes de frais
Comme outil de prise en charge des notes de frais, vous avez des applications et des logiciels que vous pouvez mettre à contribution pour optimiser le travail. Expensya en est un. C’est une application mobile, simple d’utilisation, créée pour faciliter la gestion de notes des frais aux entreprises, aux comptables et même aux particuliers.
Elle est ergonomique, multilingue et peut même fonctionner hors connexion. Avec cette application, chaque collaborateur ou salarié pourra suivre ses notes de frais. Il suffit qu’il photographie et transfère dans l’application, la facture qu’il souhaite se faire rembourser. Grâce au « Machine Learning », Expensya saisit automatiquement vos frais grâce à sa reconnaissance intelligente. Elle dispose des algorithmes capables de traiter vos reçus et d’en extraire toutes les informations nécessaires comme la TVA, le montant TTC, la date ainsi que la nature des dépenses, etc.
Entre plusieurs autres fonctionnalités, cette extraction automatique des données que permet Expensya fait d’elle, l’outil révolutionnaire de la gestion de notes de frais. Désormais, la gestion de vos dépenses se fera automatiquement et en toute simplicité.
Avantages de l’utilisation d’Expensya
Utiliser l’application Expensya pour gérer vos notes de frais vous rendra la tâche beaucoup plus facile qu’avec les méthodes comptables traditionnelles. Vous n’allez plus perdre votre temps sur de longs calculs interminables, et sur la saisie des informations relatives aux factures. Le gain de temps vous permettra donc de gagner en productivité.
Avec Expensya, les dépenses de votre entreprise et les frais engagés par projets vous sont révélés en temps réel. Gérer des notes de frais étant une activité particulièrement chronophage, utiliser cette application vous aidera également à économiser de l’argent sur les coûts relatifs à la gestion des notes de frais.
